Metodología Ágil en la Gestión de Recursos Humanos

¿Qué beneficios presenta esta metodología?

Es un cambio rotundo de filosofía de trabajo. Las herramientas y los procesos pasan a un segundo plano y se le da un protagonismo sustancialmente mayor a las personas y las interacciones. Esta “simple” modificación abre la puerta a un mundo de facilidades para gestionar cambios sobre la marcha y adaptar las actividades de una organización a las necesidades de cada momento.

Ya no es necesario esperar a que termine un proyecto para ver que es un fiasco y que se tiene que rehacer de otra manera. La organización del trabajo por interaciones permite detectar las mejoras a medida que se ejecuta el trabajo y se va ajustando el rumbo en cuanto se detecta la necesidad de hacerlo.

¿Qué tiene que ver esto con los recursos humanos?

Por su propia naturaleza como función de soporte, el papel de los departamentos de recursos humanos está mal entendido, poco valorado y casi nunca asociado con el cumplimiento de objetivos de negocio.

Creo que esto se debe a distintos motivos, entre los cuales podemos nombrar que históricamente ha sido una función lenta, burocrática y con un peso administrativo importante (contratos, nóminas, bajas, etc).

Sin embargo, la realidad nos está mostrando que se deben orientar todas las funciones empresariales hacia una aportación de valor alineada con la estrategia organizacional. El mercado laboral y el entorno económico están evolucionando a una velocidad vertiginosa y la más mínima optimización supone una ventaja competitiva muy relevante.

Este entorno pone en una posición privilegiada a la gestión de los recursos humanos como herramienta de propulsión de los resultados de negocio.

Ahora dejaré de hablar de RRHH como un ente genérico para detallar los aspectos que, en mi opinión y dejando de lado los aspectos propiamente administrativos (y, por cierto, no menos importantes), pueden beneficiarse ampliamente de la aplicación de la metodología ágil a la operativa diaria.

1. Marca empleadora

La flexibilidad que proporciona la agilidad en RRHH es un elemento MUY atractivo para el talento. 

Esta filosofía de trabajo no debe ser un secreto y se tiene que comunicar para atraer y ayudar a fidelizar el talento. Es una forma de compartir los valores organizacionales con el resto del mundo, ya que la agilidad implica que la empresa fomenta la colaboración y escucha a las personas. Y cuanta más información tengan los candidatos sobre la vida en la empresa, más fácil será encontrar los perfiles adecuados a cada necesidad.

Esto se consigue aprovechando todos los recursos disponibles para generar esa marca empleadora. La presencia online ya no es una opción. Toda actividad orientada a la comunicación y transparencia sobre el día a día de las organizaciones no es un coste, sino una inversión que suma muchos puntos a la hora de atraer a las personas adecuadas.

2. Experiencia del empleado

Este es un tema que me fascina. El concepto es tan sencillo y a la vez tan olvidado, que cualquier empresa que cuide un mínimo la experiencia del empleado tiene medio mundo ganado.

El concepto es básicamente autoexplicativo. Es todo lo que los empleados ven y sienten en el entorno laboral. Y esto, curiosamente, no empieza cuando pasas a ser empleado/a, sino cuando te presentas como candidato/a a algún proceso de selección.

La experiencia del empleado abarca desde la primera hasta la última interacción con una empresa. Esto queda muy bien representado en el llamado “Employee Journey Map” que ordena de forma visual todas las etapas del camino por el que pasan los empleados en una organización.

Con este ejemplo nos podemos hacer una idea de la envergadura que tiene este tema.

La agilidad también debe aplicarse aquí para identificar y corregir las áreas de mejora en la experiencia del empleado de la misma forma que se hace con el desarrollo de software. Existe una variedad de herramientas que pueden ayudar a mejorar de forma ágil todo lo que impacta en la experiencia del empleado: reuniones personales, encuestas, buzones de sugerencia, entrevistas de salida, etc.

La clave está en la rapidez con la que se van implementando las mejoras una vez detectada la necesidad de corregir algún aspecto.

3. Equipos Autogestionados

Los equipos autogestionados son el extremo antagónico del micromanagement. Mi opinión es que la gestión de equipos se encamina hacia este modelo organizativo. Aún queda camino por recorrer. A día de hoy es más un concepto teórico que una realidad en la gran mayoría de empresas.

La gestión ágil de los RRHH permite generar equipos autogestionados basados en la colaboración, y no la competición como todavía ocurre en muchas organizaciones.

Esto se consigue gracias al trabajo previo de la capa directiva, que debe asegurarse de delegar correctamente la toma de decisiones con el establecimiento de unos objetivos claros y comunes a alcanzar.

Esto también genera factores motivacionales intrínsecos, que son mucho más fuertes y duraderos que los extrínsecos. A modo de ejemplo, a largo plazo es más efectiva la autonomía para probar cosas nuevas dentro de los equipos que darles un bonus por hacer las cosas como siempre se han hecho sin posibilidad de salirse del guión. La innovación es otro de los beneficios derivados de fomentar estos equipos autogestionados.

4. Feedback continuo

La correcta gestión del feedback es uno de los elementos fundamentales de la agilidad de RRHH, puesto que permite optimizar el aspecto humano de una manera similar al aspecto tecnológico del desarrollo de software.

En mi opinión, el gran error que comete una aplastante mayoría de organizaciones en este punto es esperar a la típica revisión anual para dar feedback. Sobra decir que concentrar 12 meses de feedback en una reunión no sirve absolutamente para nada. La gracia del feedback es dar o recibir la información necesaria para detectar un área de mejora y mejorarla para que los resultados del trabajo mejoren cuanto antes. Esto solamente se consigue mediante un sistema de feedback continuo y en todas las direcciones.

Cuando oímos “feedback”, lo primero que nos viene a la mente son las áreas de mejora personales que podamos tener, pero esto también aplica a nivel organizacional a los procesos y costumbres de la empresa. Para esto, la medida que toman muchas organizaciones es subcontratar a una empresa para lanzar una encuesta con 1000 preguntas genéricas que no son muy útiles a la hora de sacar conclusiones tangibles para detectar y solventar áreas de mejora.

5. Formación

Otro gran beneficio de la gestión ágil es el aprendizaje continuo. La gestión tradicional organiza días o semanas de formación sobre un determinado tema, normalmente subcontratando el servicio a una empresa externa que, aunque sepa mucho del tema, carece de conocimientos internos que enriquecen las formaciones (como la cultura, los productos/servicios, el modelo de organización, etc.).

Ahora podemos contar con figuras internas que asumen el rol de guiar a los equipos durante los procesos de retrospectiva para evaluar qué elementos han funcionado bien y se pueden reutilizar, e incluso extender al resto de la organización, y qué elementos se deben mejorar de cara a la siguiente iteración (o sprint) de trabajo, los llamados “agile coaches”.

Esto fomenta un entorno de aprendizaje constante que, además de sacarle provecho a las formaciones tradicionales, también se para a sacar lecciones derivadas de la propia actividad del día a día.

6. Liderazgo ágil

Simplificando mucho, creo que el liderazgo se puede clasificar en dos tipos. Liderazgo basado en libertad y liderazgo basado en control. El liderazgo ágil entraría en la primera categoría.

Lo primero, y quizás lo más importante como cimiento de un buen liderazgo, hablemos de transparencia. No entiendo el secretismo en las empresas. No lo entiendo. Y no hablo de información ultrasensible, hablo de cosas “banales” del día a día. La transparencia facilita MUCHÍSIMO las operaciones.

Si compartimos toda la información de forma abierta e intencionada, conseguimos que todo nuestro equipo esté al tanto de todo lo que ocurre a su alrededor y así evitamos acciones desalineadas con la realidad de la organización. Va de la mano de una buena comunicación, es muy difícil separar ambos conceptos.

Antes utilicé la palabra “libertad” y no la elegí por casualidad. El liderazgo ágil apuesta por la libertad de las personas y los equipos en contraposición al conocido micromanagement que trata de conocer todos detalles del trabajo del equipo y cómo lo ejecutan.

Libertad consiste en dar el máximo nivel de autonomía a los equipos para que tomen la mejor decisión con la información de la que disponen y así hacer desaparecer los cuellos de botella que existen cuando los managers concentran todo el poder de decisión.

Otro punto interesante es la cercanía con las figuras líderes. Tradicionalmente, se han establecido ciertas distancias entre jefes y miembros del equipo. A todos los efectos prácticos, esto es una barrera que dificulta y ralentiza el trabajo.

El liderazgo ágil se caracteriza por fomentar unas figuras líderes cercanas, casi informales. Esto facilita la creación de vínculos entre las personas y una relación de confianza que genera un “espacio seguro” para compartir inquietudes sin temer posibles consecuencias negativas para los empleados.

Por último, pero no menos importante, la motivación. ¿Cuántas veces hemos oído que “motivado se viene de casa? Unas pocas, como mínimo. En este punto se contraponen la motivación y el control.

El control, de cierta forma, utiliza el miedo para que la gente haga su trabajo. Es una manera de trabajar completamente insostenible a largo plazo porque el miedo no es un sentimiento agradable para la gente.

Sin embargo, si le transmitimos a las personas el propósito de la organización y les explicamos hacia dónde nos dirigimos, les damos una oportunidad para sentirse parte de la maquinaria y ver que su trabajo importa y tiene un impacto. Esto es motivación.

Si le das a las personas un motivo para trabajar, darán siempre mucho más de lo que puedes esperar y serán más proactivos que reactivos, lo cual es otro punto a favor de la agilidad.

En definitiva, son muchos conceptos diferentes, aunque relacionados, unidos por el beneficio que todos pueden recibir de la aplicación de los preceptos ágiles en la gestión de RRHH. Aquí tenemos suficiente material para escribir varios libros, pero será mucho más interesante no enrollarme más y debatirlo contigo en los comentarios. 

¡Deja tu opinión!

La metodología tiene origen en el desarrollo de software. Por si no estás familiarizado/a con ella, su creación rompió todos los esquemas tradicionales de gestión en cascada (secuencial). Aquí puede consultar el manifiesto agile.

¿Qué beneficios presenta esta metodología?

Es un cambio rotundo de filosofía de trabajo. Las herramientas y los procesos pasan a un segundo plano y se le da un protagonismo sustancialmente mayor a las personas y las interacciones. Esta “simple” modificación abre la puerta a un mundo de facilidades para gestionar cambios sobre la marcha y adaptar las actividades de una organización a las necesidades de cada momento.

Ya no es necesario esperar a que termine un proyecto para ver que es un fiasco y que se tiene que rehacer de otra manera. La organización del trabajo por interaciones permite detectar las mejoras a medida que se ejecuta el trabajo y se va ajustando el rumbo en cuanto se detecta la necesidad de hacerlo.

¿Qué tiene que ver esto con los recursos humanos?

Por su propia naturaleza como función de soporte, el papel de los departamentos de recursos humanos está mal entendido, poco valorado y casi nunca asociado con el cumplimiento de objetivos de negocio.

Creo que esto se debe a distintos motivos, entre los cuales podemos nombrar que históricamente ha sido una función lenta, burocrática y con un peso administrativo importante (contratos, nóminas, bajas, etc).

Sin embargo, la realidad nos está mostrando que se deben orientar todas las funciones empresariales hacia una aportación de valor alineada con la estrategia organizacional. El mercado laboral y el entorno económico están evolucionando a una velocidad vertiginosa y la más mínima optimización supone una ventaja competitiva muy relevante.

Este entorno pone en una posición privilegiada a la gestión de los recursos humanos como herramienta de propulsión de los resultados de negocio.

Ahora dejaré de hablar de RRHH como un ente genérico para detallar los aspectos que, en mi opinión y dejando de lado los aspectos propiamente administrativos (y, por cierto, no menos importantes), pueden beneficiarse ampliamente de la aplicación de la metodología ágil a la operativa diaria.

1. Marca empleadora

La flexibilidad que proporciona la agilidad en RRHH es un elemento MUY atractivo para el talento. 

Esta filosofía de trabajo no debe ser un secreto y se tiene que comunicar para atraer y ayudar a fidelizar el talento. Es una forma de compartir los valores organizacionales con el resto del mundo, ya que la agilidad implica que la empresa fomenta la colaboración y escucha a las personas. Y cuanta más información tengan los candidatos sobre la vida en la empresa, más fácil será encontrar los perfiles adecuados a cada necesidad.

Esto se consigue aprovechando todos los recursos disponibles para generar esa marca empleadora. La presencia online ya no es una opción. Toda actividad orientada a la comunicación y transparencia sobre el día a día de las organizaciones no es un coste, sino una inversión que suma muchos puntos a la hora de atraer a las personas adecuadas.

2. Experiencia del empleado

Este es un tema que me fascina. El concepto es tan sencillo y a la vez tan olvidado, que cualquier empresa que cuide un mínimo la experiencia del empleado tiene medio mundo ganado.

El concepto es básicamente autoexplicativo. Es todo lo que los empleados ven y sienten en el entorno laboral. Y esto, curiosamente, no empieza cuando pasas a ser empleado/a, sino cuando te presentas como candidato/a a algún proceso de selección.

La experiencia del empleado abarca desde la primera hasta la última interacción con una empresa. Esto queda muy bien representado en el llamado “Employee Journey Map” que ordena de forma visual todas las etapas del camino por el que pasan los empleados en una organización.

Con este ejemplo nos podemos hacer una idea de la envergadura que tiene este tema.

La agilidad también debe aplicarse aquí para identificar y corregir las áreas de mejora en la experiencia del empleado de la misma forma que se hace con el desarrollo de software. Existe una variedad de herramientas que pueden ayudar a mejorar de forma ágil todo lo que impacta en la experiencia del empleado: reuniones personales, encuestas, buzones de sugerencia, entrevistas de salida, etc.

La clave está en la rapidez con la que se van implementando las mejoras una vez detectada la necesidad de corregir algún aspecto.

3. Equipos Autogestionados

Los equipos autogestionados son el extremo antagónico del micromanagement. Mi opinión es que la gestión de equipos se encamina hacia este modelo organizativo. Aún queda camino por recorrer. A día de hoy es más un concepto teórico que una realidad en la gran mayoría de empresas.

La gestión ágil de los RRHH permite generar equipos autogestionados basados en la colaboración, y no la competición como todavía ocurre en muchas organizaciones.

Esto se consigue gracias al trabajo previo de la capa directiva, que debe asegurarse de delegar correctamente la toma de decisiones con el establecimiento de unos objetivos claros y comunes a alcanzar.

Esto también genera factores motivacionales intrínsecos, que son mucho más fuertes y duraderos que los extrínsecos. A modo de ejemplo, a largo plazo es más efectiva la autonomía para probar cosas nuevas dentro de los equipos que darles un bonus por hacer las cosas como siempre se han hecho sin posibilidad de salirse del guión. La innovación es otro de los beneficios derivados de fomentar estos equipos autogestionados.

4. Feedback continuo

La correcta gestión del feedback es uno de los elementos fundamentales de la agilidad de RRHH, puesto que permite optimizar el aspecto humano de una manera similar al aspecto tecnológico del desarrollo de software.

En mi opinión, el gran error que comete una aplastante mayoría de organizaciones en este punto es esperar a la típica revisión anual para dar feedback. Sobra decir que concentrar 12 meses de feedback en una reunión no sirve absolutamente para nada. La gracia del feedback es dar o recibir la información necesaria para detectar un área de mejora y mejorarla para que los resultados del trabajo mejoren cuanto antes. Esto solamente se consigue mediante un sistema de feedback continuo y en todas las direcciones.

Cuando oímos “feedback”, lo primero que nos viene a la mente son las áreas de mejora personales que podamos tener, pero esto también aplica a nivel organizacional a los procesos y costumbres de la empresa. Para esto, la medida que toman muchas organizaciones es subcontratar a una empresa para lanzar una encuesta con 1000 preguntas genéricas que no son muy útiles a la hora de sacar conclusiones tangibles para detectar y solventar áreas de mejora.

5. Formación

Otro gran beneficio de la gestión ágil es el aprendizaje continuo. La gestión tradicional organiza días o semanas de formación sobre un determinado tema, normalmente subcontratando el servicio a una empresa externa que, aunque sepa mucho del tema, carece de conocimientos internos que enriquecen las formaciones (como la cultura, los productos/servicios, el modelo de organización, etc.).

Ahora podemos contar con figuras internas que asumen el rol de guiar a los equipos durante los procesos de retrospectiva para evaluar qué elementos han funcionado bien y se pueden reutilizar, e incluso extender al resto de la organización, y qué elementos se deben mejorar de cara a la siguiente iteración (o sprint) de trabajo, los llamados “agile coaches”.

Esto fomenta un entorno de aprendizaje constante que, además de sacarle provecho a las formaciones tradicionales, también se para a sacar lecciones derivadas de la propia actividad del día a día.

6. Liderazgo ágil

Simplificando mucho, creo que el liderazgo se puede clasificar en dos tipos. Liderazgo basado en libertad y liderazgo basado en control. El liderazgo ágil entraría en la primera categoría.

Lo primero, y quizás lo más importante como cimiento de un buen liderazgo, hablemos de transparencia. No entiendo el secretismo en las empresas. No lo entiendo. Y no hablo de información ultrasensible, hablo de cosas “banales” del día a día. La transparencia facilita MUCHÍSIMO las operaciones.

Si compartimos toda la información de forma abierta e intencionada, conseguimos que todo nuestro equipo esté al tanto de todo lo que ocurre a su alrededor y así evitamos acciones desalineadas con la realidad de la organización. Va de la mano de una buena comunicación, es muy difícil separar ambos conceptos.

Antes utilicé la palabra “libertad” y no la elegí por casualidad. El liderazgo ágil apuesta por la libertad de las personas y los equipos en contraposición al conocido micromanagement que trata de conocer todos detalles del trabajo del equipo y cómo lo ejecutan.

Libertad consiste en dar el máximo nivel de autonomía a los equipos para que tomen la mejor decisión con la información de la que disponen y así hacer desaparecer los cuellos de botella que existen cuando los managers concentran todo el poder de decisión.

Otro punto interesante es la cercanía con las figuras líderes. Tradicionalmente, se han establecido ciertas distancias entre jefes y miembros del equipo. A todos los efectos prácticos, esto es una barrera que dificulta y ralentiza el trabajo.

El liderazgo ágil se caracteriza por fomentar unas figuras líderes cercanas, casi informales. Esto facilita la creación de vínculos entre las personas y una relación de confianza que genera un “espacio seguro” para compartir inquietudes sin temer posibles consecuencias negativas para los empleados.

Por último, pero no menos importante, la motivación. ¿Cuántas veces hemos oído que “motivado se viene de casa? Unas pocas, como mínimo. En este punto se contraponen la motivación y el control.

El control, de cierta forma, utiliza el miedo para que la gente haga su trabajo. Es una manera de trabajar completamente insostenible a largo plazo porque el miedo no es un sentimiento agradable para la gente.

Sin embargo, si le transmitimos a las personas el propósito de la organización y les explicamos hacia dónde nos dirigimos, les damos una oportunidad para sentirse parte de la maquinaria y ver que su trabajo importa y tiene un impacto. Esto es motivación.

Si le das a las personas un motivo para trabajar, darán siempre mucho más de lo que puedes esperar y serán más proactivos que reactivos, lo cual es otro punto a favor de la agilidad.

En definitiva, son muchos conceptos diferentes, aunque relacionados, unidos por el beneficio que todos pueden recibir de la aplicación de los preceptos ágiles en la gestión de RRHH. Aquí tenemos suficiente material para escribir varios libros, pero será mucho más interesante no enrollarme más y debatirlo contigo en los comentarios. 

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